SGEn-REG-020 Seguimiento de Acciones - Sistema de Gestión de la Energía

1. Objetivo

Registrar, controlar y dar seguimiento al cumplimiento y eficacia de las acciones correctivas, preventivas y de mejora resultantes de las auditorías internas, externas o de seguimiento del Sistema de Gestión de la Energía (SGEn), garantizando el cierre formal de los hallazgos detectados.

2. Alcance

Aplica a todas las acciones derivadas de auditorías realizadas en la Organización (internas, de certificación, recertificación o vigilancia) relacionadas con el SGEn, tanto en aspectos de cumplimiento de requisitos como en desempeño energético y mejora continua.

3. Fundamento normativo

ISO 50001:2018 -- Cláusulas 9.2 (Auditoría interna) y 10.1 (Mejora continua).
ISO 19011:2018 -- Directrices para Auditorías de Sistemas de Gestión.
SGEn-REG-019 -- Informes de Auditorías Internas.
SGEn-PRO-007 -- Procedimiento de No Conformidades y Acciones Correctivas.
SGEn-DOC-020 -- Revisión por la Dirección.

4. Tipos de acciones

Tipo de acción	Descripción
Correctiva	Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada.
Preventiva	Acción para evitar que una posible no conformidad ocurra.
De mejora	Acción proactiva destinada a optimizar procesos o resultados energéticos.

5. Flujo de gestión de acciones de auditoría

Etapa	Descripción	Responsable	Registro / Evidencia
1. Registro del hallazgo	Se documenta el hallazgo en el informe de auditoría (interna o externa).	Auditor / Coord. SGEn	SGEn-REG-019
2. Análisis de causa raíz	Se identifican causas reales mediante herramientas (Ishikawa, 5 porqués).	Responsable de área	SGEn-FORM-020
3. Definición de acción correctiva / de mejora	Se determina la acción para eliminar o reducir la causa detectada.	Coord. SGEn / Responsable	SGEn-FORM-020
4. Aprobación del plan de acción	Validación por Comité de Energía o Dirección.	Comité / Dirección	SGEn-FORM-020
5. Ejecución de la acción	Implementación en el plazo establecido.	Responsable designado	SGEn-REG-020
6. Verificación de eficacia	Evaluación post-implementación para confirmar efectividad.	Coord. SGEn	SGEn-FORM-021
7. Cierre formal	Cierre documentado y comunicado al auditor responsable.	Coord. SGEn / Dirección	SGEn-REG-020

6. Formato del registro de seguimiento de acciones de auditoría

Nº	Auditoría de origen	Fecha	Tipo de hallazgo	Cláusula ISO 50001	Descripción del hallazgo	Acción propuesta	Responsable	Plazo de ejecución	Evidencia de implementación	Verificación de eficacia	Estado
1	Auditoría interna 2025	20/07/2025	NC Menor	6.2	Falta seguimiento trimestral de metas energéticas	Reunir Comité Energía mensualmente y registrar avances	Coord. SGEn	30 días	Actas Comité Energía	Eficaz – Metas actualizadas	✅ Cerrada
2	Auditoría externa TNV	15/09/2025	NC Mayor	8.1	Procedimiento de control operacional desactualizado	Revisar y actualizar SGEn-PRO-001	Ingeniería / SGEn	15 días	Nuevo documento emitido	Eficaz – Procedimiento actualizado	✅ Cerrada
3	Auditoría interna 2025	20/07/2025	Observación	7.2	Capacitaciones incompletas en uso de energía	Ejecutar plan de formación energética SGEn-PLAN-003	RRHH / SGEn	45 días	Registro de formación SGEn-REG-028	Parcial – 80 % personal formado	⚠️ En curso
4	Auditoría de seguimiento TNV	15/10/2025	OM	9.1	Falta integración de resultados EnPI en revisión por la dirección	Incorporar EnPI en informe de revisión anual	Comité de Energía	60 días	Minuta Revisión Dirección	Pendiente de revisión 2025	🔄 Planificada
5	[Nueva auditoría]	[Fecha]	[Tipo]	[Cláusula]	[Descripción]	[Acción propuesta]	[Responsable]	[Plazo]	[Evidencia]	[Verificación]	❌ Pendiente

Leyenda de estado:

✅ Cerrada - Acción completada y verificada

⚠️ En curso - Acción en implementación

🔄 Planificada - Acción programada

❌ Pendiente - Acción no iniciada

7. Criterios de verificación de eficacia

Una acción se considera eficaz cuando:

La causa raíz fue eliminada.
No se repitió el hallazgo en auditorías posteriores.
Se evidencia mejora del desempeño energético o del cumplimiento del requisito.
Se dispone de evidencia verificable (registros, informes, gráficos, fotos, etc.).

8. Indicadores de seguimiento

Indicador	Fórmula	Meta	Frecuencia	Responsable
Acciones cerradas en plazo	(Acciones cerradas en plazo / totales) × 100	≥ 90 %	Trimestral	Coord. SGEn
Eficacia de acciones implementadas	(Acciones eficaces / acciones ejecutadas) × 100	≥ 85 %	Trimestral	Comité de Energía
Reincidencia de hallazgos	(Hallazgos repetidos / hallazgos totales) × 100	≤ 5 %	Anual	Coord. SGEn
Cumplimiento del seguimiento	(Acciones verificadas / acciones planificadas) × 100	≥ 95 %	Trimestral	SGEn

9. Comunicación de resultados

El Coordinador del SGEn presenta trimestralmente el estado de las acciones al Comité de Energía.
Los resultados consolidados se incluyen en la Revisión por la Dirección (SGEn-DOC-020).
Toda acción cerrada se comunica al personal implicado mediante correo institucional o acta de reunión.

10. Responsabilidades

Cargo	Responsabilidad
Dirección General	Aprobar las acciones críticas y asignar recursos para su cumplimiento.
Coordinador del SGEn	Registrar, consolidar y dar seguimiento al estado de cada acción.
Comité de Energía	Evaluar eficacia y cerrar acciones verificadas.
Responsables de Área	Ejecutar las acciones asignadas en tiempo y forma.
Auditor Interno / Externo	Verificar evidencia de cierre durante auditorías de seguimiento.

11. Registros asociados

SGEn-REG-019 -- Informes de Auditorías Internas.
SGEn-PLAN-004 -- Plan Anual de Auditorías Internas.
SGEn-PRO-007 -- No Conformidades y Acciones Correctivas.
SGEn-FORM-020 -- Formulario de Análisis de Causa Raíz.
SGEn-FORM-021 -- Verificación de Eficacia.
SGEn-DOC-020 -- Revisión por la Dirección.