- 1. Objetivo
- 2. Alcance
- 3. Fundamento normativo
- 4. Principios de comunicación
- 5. Tipos de comunicación
- 6. Procedimiento de comunicación
- 7. Canales y medios oficiales
- 8. Comunicación externa
- 9. Control y mejora
- 10. Indicadores de desempeño
- 11. Responsabilidades
- 12. Registros asociados
- 13. Historial de Versiones
Establecer los principios, medios y responsabilidades para asegurar que toda comunicación interna y externa relacionada con el desempeño energético, la Política Energética y el SGEn sea efectiva, coherente, verificable y oportuna, garantizando que la información llegue adecuadamente a las partes interesadas pertinentes.
Aplica a todas las comunicaciones generadas por la Organización relacionadas con su Sistema de Gestión de la Energía (SGEn), tanto internas (dentro de la Organización) como externas (a clientes, proveedores, autoridades, auditores o comunidad).
- Información sobre la Política Energética, objetivos, metas y logros energéticos.
- Comunicaciones sobre uso eficiente de energía, programas de sensibilización, auditorías y cumplimiento legal.
- Respuesta a consultas de partes interesadas externas.
- Comunicación de cambios relevantes en el SGEn.
- ISO 50001:2018 – Cláusula 7.4 "Comunicación".
- ISO 14001:2015 – Cláusula 7.4 (referencial ambiental).
- SGEn-POL-001 – Política Energética.
- SGEn-DOC-014 – Comunicación de la Política Energética.
- SGEn-PLAN-003 – Plan de Formación y Concienciación Energética.
- SGEn-DOC-020 – Revisión por la Dirección.
Toda información emitida debe estar alineada con la Política Energética y los objetivos establecidos en el SGEn.
Los datos comunicados deben estar basados en registros y evidencias verificables, asegurando información confiable.
La información debe ser comunicada en el momento y forma adecuados para maximizar su impacto y utilidad.
Todos los colaboradores deben tener acceso a la información relevante del SGEn según sus necesidades y roles.
Se garantiza el flujo bidireccional entre la Organización y las partes interesadas, fomentando la confianza mutua.
Los mensajes deben ser claros, comprensibles y lograr el propósito comunicativo para el que fueron diseñados.
| Tipo | Descripción | Ejemplo | Responsable |
|---|---|---|---|
| Interna | Comunicación entre áreas, niveles y procesos de la Organización. | Políticas, objetivos, logros, avisos y capacitaciones. | Coord. SGEn / RRHH |
| Externa | Comunicación con partes interesadas externas. | Clientes, auditores, entes reguladores, comunidad. | Dirección / SGEn |
| Ascendente | Información del personal hacia mandos medios o Comité. | Reporte de incidencias, sugerencias, propuestas de mejora. | Responsables de Área |
| Descendente | Comunicación desde la Dirección hacia el personal. | Cambios en metas, resultados energéticos, decisiones estratégicas. | Dirección / Coord. SGEn |
| Horizontal | Comunicación entre departamentos o procesos. | Coordinación entre mantenimiento e infraestructura, intercambio de datos. | Jefaturas de Área |
| Etapa | Descripción | Responsable | Evidencia / Registro |
|---|---|---|---|
| 1. Identificación de necesidad | Se determina qué información debe comunicarse y a quién. | Coord. SGEn / Comité de Energía | Actas del Comité |
| 2. Definición del mensaje | Se redacta el contenido asegurando claridad y coherencia. | Responsable de área / SGEn | Borrador o minuta |
| 3. Selección del medio | Se elige el canal adecuado (correo, reunión, cartel, portal, etc.). | Coord. SGEn / RRHH | Registro de comunicación |
| 4. Comunicación y difusión | Se realiza la comunicación al público interno o externo. | Responsable asignado | SGEn-REG-029 |
| 5. Evaluación de eficacia | Se mide el nivel de comprensión o alcance del mensaje. | Comité de Energía / RRHH | Encuesta / Retroalimentación |
| 6. Registro y archivo | Se conservan evidencias del proceso. | Coord. SGEn | SGEn-REG-029 / Portal SGEn |
| Medio / Canal | Tipo | Frecuencia | Responsable | Evidencia |
|---|---|---|---|---|
| Correo electrónico corporativo | Interna / Externa | Permanente | Coord. SGEn / RRHH | Registros electrónicos |
| Reuniones del Comité de Energía | Interna | Trimestral | Comité de Energía | Actas / Listas de asistencia |
| Tableros y cartelería informativa | Interna | Permanente | RRHH / Infraestructura | Fotografías |
| Portal Intranet SGEn | Interna | Permanente | Coord. SGEn / TI | Capturas / Publicaciones |
| Boletines o newsletters institucionales | Interna / Externa | Semestral | Dirección / SGEn | Copia del boletín |
| Comunicación con autoridades (MADES / ANDE) | Externa | Según requerimiento | Dirección / SGEn | Correspondencia registrada |
| Redes corporativas / Página web | Externa | Permanente | Dirección / Comunicación | Publicaciones verificables |
| Auditorías / visitas técnicas | Externa | Programada | SGEn / Dirección | Informes / Actas |
Proceso establecido: Las consultas externas se registran y responden mediante el Registro de Comunicaciones (SGEn-REG-029).
- Toda comunicación externa oficial debe ser autorizada por la Dirección General o el Coordinador del SGEn.
- En caso de requerimientos legales o regulatorios, la respuesta debe darse dentro del plazo establecido por la autoridad correspondiente.
- Se prohíbe emitir información energética sin validación institucional.
- Las comunicaciones externas deben reflejar el compromiso de la organización con la gestión energética y la sostenibilidad.
El Comité de Energía revisa trimestralmente la eficacia de los canales de comunicación.
Se evalúan indicadores como cobertura, participación y comprensión del mensaje.
Las oportunidades de mejora detectadas se documentan y gestionan en el SGEn-REG-026 -- Oportunidades de Mejora Energética.
Los resultados se presentan en la Revisión por la Dirección (SGEn-DOC-020).
| Indicador | Descripción / Fórmula | Meta | Frecuencia |
|---|---|---|---|
| Cumplimiento de comunicaciones planificadas | (Comunicaciones realizadas / planificadas) × 100 | ≥ 95 % | Trimestral |
| Nivel de comprensión del mensaje interno | Promedio de encuestas ≥ 4/5 | ≥ 80 % | Semestral |
| Respuestas externas en plazo | (Respuestas dadas / solicitudes recibidas) × 100 | ≥ 90 % | Trimestral |
| Satisfacción de partes interesadas | Promedio de evaluaciones ≥ 4/5 | ≥ 85 % | Anual |
Aprobar comunicaciones externas y validar mensajes institucionales. Garantizar los recursos necesarios para una comunicación efectiva.
Gestionar el proceso comunicativo, mantener registros y supervisar eficacia. Actuar como enlace entre áreas para temas energéticos.
Evaluar necesidades, medios y resultados de la comunicación. Proponer mejoras en los canales y contenidos.
Difundir mensajes y garantizar que lleguen a todos los colaboradores. Capacitar en el uso de canales oficiales.
Comunicar al personal cambios, acciones o resultados energéticos relevantes. Reportar necesidades de comunicación específicas.