- 1. Objetivo
- 2. Alcance
- 3. Política general de control documental
- 4. Estructura e identificación documental
- 5. Procedimiento de gestión documental
- 6. Soporte y protección de la información
- 7. Listado maestro de documentos y registros
- 8. Comunicación de cambios documentales
- 9. Responsabilidades
- 10. Registros asociados
- Historial de Versiones
Establecer el sistema mediante el cual la Organización gestiona y controla la información documentada del Sistema de Gestión de la Energía (SGEn), asegurando que los documentos y registros requeridos sean apropiados, actualizados, accesibles, legibles y protegidos contra pérdida o uso indebido, conforme a la Norma ISO 50001:2018.
Este documento aplica a toda la información documentada generada o recibida dentro del SGEn, incluyendo:
- Documentos internos: políticas, manuales, procedimientos, instructivos, formularios y registros.
- Documentos externos: leyes, reglamentos, contratos, especificaciones técnicas y normas aplicables.
- Registros electrónicos: bases de datos, hojas de cálculo, correos institucionales, respaldos digitales.
La Organización mantiene un sistema de control documental que garantiza que:
- Los documentos son elaborados, revisados y aprobados antes de su emisión.
- Se mantiene identificación única con código, versión, fecha y responsable.
- Toda modificación es controlada, trazable y aprobada por personal autorizado.
- Los documentos obsoletos son retirados o identificados claramente.
- Los registros se conservan durante el tiempo definido y son protegidos contra deterioro, daño o pérdida.
- La información es accesible al personal autorizado y protegida contra acceso no autorizado.
Cada documento del SGEn contiene la siguiente identificación visible en su encabezado o pie de página:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código | Identificador único (ejemplo: SGEn-DOC-015) |
| Título | Nombre completo del documento |
| Versión / Revisión | Número correlativo de actualización |
| Fecha de emisión | Día, mes y año de publicación o actualización |
| Elaboró / Revisó / Aprobó | Firmas o nombres del personal responsable |
| Estado | Vigente / Obsoleto / En revisión |
El formato y codificación de todos los documentos SGEn se definen en la Matriz Maestra de Documentos y Registros (SGEn-REG-008).
Todo documento nuevo es elaborado por el responsable del proceso, revisado por el Coordinador del SGEn y aprobado por la Dirección General.
El documento aprobado recibe un código SGEn único, conforme a la estructura del sistema (POL, DOC, PRO, REG, FORM, PLAN, POP, DES, etc.).
Se publica en el repositorio digital del SGEn con control de acceso.
Todos los documentos se revisan al menos una vez cada dos años, o cuando existan cambios en procesos, equipos o requisitos normativos.
Los cambios se documentan en el Historial de Revisiones del documento.
Las versiones anteriores se conservan únicamente con fines de trazabilidad.
Los documentos vigentes están disponibles en el Portal Interno SGEn y en el Repositorio Digital Controlado.
Cada área tiene acceso únicamente a los documentos aplicables a sus funciones.
Se prohíbe el uso de copias no controladas o no autorizadas.
Los documentos externos relevantes (normas, leyes, reglamentos técnicos, contratos de suministro, etc.) se mantienen actualizados en la Lista de Documentos Externos Controlados (SGEn-REG-005).
El Coordinador del SGEn revisa semestralmente la vigencia de cada documento.
Los registros generados como evidencia del cumplimiento del SGEn se mantienen conforme a su tiempo de retención definido en SGEn-REG-008.
Los registros físicos se guardan en archivos cerrados, y los digitales, en servidores institucionales con respaldo automático.
El acceso a registros confidenciales se autoriza únicamente al personal designado.
Los documentos y registros se almacenan en formato digital (PDF, Word, Excel, HTML) o físico según su naturaleza.
- Se realizan copias de seguridad automáticas semanales en servidores internos o nube institucional.
- La información sensible está protegida mediante contraseñas y niveles de acceso definidos.
- Se aplican controles de seguridad de la información conforme a los lineamientos del SGI y buenas prácticas ISO 27001.
El control centralizado de todos los documentos y registros del SGEn se realiza mediante:
| Documento | Código | Medio | Responsable | Revisión |
|---|---|---|---|---|
| Matriz Maestra de Documentos y Registros | SGEn-REG-008 | Excel | Coord. SGEn | Semestral |
| Matriz Legal Energética | SGEn-REG-002 | Excel | Coord. SGEn | Trimestral |
| Control de Documentos Externos | SGEn-REG-005 | Excel | Coord. SGEn | Anual |
| Plan de Mantenimiento | SGEn-PLAN-001 | Excel | Resp. Mantenimiento | Anual |
| Plan de Auditorías | SGEn-PLAN-002 | Excel | Coord. SGEn | Anual |
Cada actualización o creación de documentos se comunica mediante:
- Circular interna o correo institucional.
- Publicación en el portal SGEn con indicación de "Documento Actualizado".
- Reunión informativa con las áreas afectadas, cuando aplique.
Los usuarios deben confirmar la recepción y comprensión de la nueva versión mediante registro de lectura y aceptación (SGEn-FORM-014).
| Cargo | Responsabilidad |
|---|---|
| Dirección General | Aprobar documentos del SGEn y garantizar recursos para su gestión. |
| Coordinador del SGEn | Administrar el sistema documental, revisar versiones y mantener registros actualizados. |
| Comité de Energía | Supervisar la conformidad documental durante auditorías internas. |
| Responsables de Área | Garantizar el uso de documentos vigentes en sus procesos. |
| Personal | Consultar y aplicar únicamente la versión actual de cada documento. |
- SGEn-REG-008 – Lista Maestra de Documentos y Registros.
- SGEn-REG-005 – Control de Documentos Externos.
- SGEn-FORM-014 – Lista de Revisión Documental del SGEn.
- SGEn-DOC-020 – Revisión por la Dirección.
| Versión | Fecha | Asiento | Aprueba |
|---|---|---|---|
| 000 | 01.12.2024 | Original | CEO |