Establecer el proceso mediante el cual la Organización planifica, implementa y controla la comunicación interna y externa relativa al Sistema de Gestión de la Energía (SGEn), asegurando la transmisión oportuna, precisa y coherente de la información sobre el desempeño energético, la política, los objetivos y los resultados del sistema.
Este documento aplica a todas las áreas, niveles jerárquicos, contratistas y partes interesadas externas que requieren información sobre los aspectos energéticos de la Organización, incluyendo comunicación ascendente, descendente y transversal, tanto en formato físico como digital.
La Organización mantiene una política de comunicación basada en los siguientes principios:
Descripción: Comunicación dentro de la Organización entre diferentes niveles y funciones.
Descripción: Comunicación hacia partes interesadas (clientes, autoridades, certificadoras, proveedores, comunidad).
La Organización garantiza una comunicación interna eficaz a través de los siguientes mecanismos:
La comunicación externa del SGEn es gestionada por la Dirección General y el Coordinador del SGEn, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales, regulatorios y contractuales aplicables.
Los principales canales externos son:
| Destinatario | Tipo de información | Medio | Frecuencia |
|---|---|---|---|
| Organismos reguladores | Reportes de consumo, cumplimiento legal y planes de eficiencia. | Informes escritos / portales oficiales | Anual o según requerimiento |
| Entidad certificadora | Información sobre el SGEn, auditorías y mejoras implementadas. | Correos oficiales / Reuniones técnicas | Según programa de auditorías |
| Clientes y proveedores | Compromisos de eficiencia, resultados energéticos, requisitos técnicos. | Contratos, correos, boletines | Según contrato |
| Comunidad y público | Compromiso ambiental y energético de la Organización. | Página web / informes de sostenibilidad | Anual |
| Organizaciones aliadas | Proyectos conjuntos o capacitaciones. | Convenios o notas técnicas | Según necesidad |
Toda comunicación externa relevante se registra y aprueba previamente por la Dirección.
La eficacia del proceso de comunicación se evalúa mediante:
Los resultados se analizan semestralmente por el Comité de Energía y se reportan en la Revisión por la Dirección (SGEn-DOC-020).
La Organización utiliza herramientas institucionales seguras y controladas, incluyendo:
Con dominio institucional.
Plataforma digital para información interna.
Con actas registradas.
SGEn-DASH-001 para monitoreo.
Para difusión interna y externa.
| Cargo | Responsabilidad |
|---|---|
| Dirección General | Autorizar comunicaciones externas y aprobar informes energéticos institucionales. |
| Coordinador del SGEn | Validar la información técnica antes de su publicación. |
| Comité de Energía | Monitorear la efectividad del proceso de comunicación. |
| Responsable de Comunicación / RRHH | Administrar los canales de difusión interna y externa. |
| Responsables de Área | Informar desviaciones, logros o necesidades de comunicación específicas. |
| Todo el personal | Participar activamente en la difusión y comprensión de la política energética. |
| Versión | Fecha | Asiento | Aprueba |
|---|---|---|---|
| 000 | 01.12.2024 | Original | CEO |