PSC-002 Gestión de los Recursos

1. Objetivo del Proceso

El objetivo del proceso de Gestión de Recursos es asegurar la disponibilidad, asignación y uso adecuado de los recursos necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestión Integrado (SGI) de la organización. Esto incluye recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos y de infraestructura, de manera que se cumplan los objetivos de calidad, medio ambiente y salud ocupacional.

2. Alcance del Proceso

El proceso de Gestión de Recursos abarca todas las actividades relacionadas con la planificación, provisión, monitoreo y control de los recursos necesarios para el funcionamiento eficiente del SGI. Se aplica a todos los departamentos y áreas operativas de la organización, asegurando que se dispongan de los recursos para cumplir con los objetivos estratégicos y operativos.

3. Matriz del Proceso

ENTRADAS	PROCEDIMIENTOS (ACTIVIDADES)	SALIDAS
Requisitos del SGI en cuanto a recursos para calidad, medio ambiente y salud ocupacional. Información de los objetivos estratégicos y operativos de la organización. Presupuesto anual y asignaciones financieras. Requerimientos de personal y competencias específicas. Evaluaciones de infraestructura y tecnología necesarias.	Planificación de Recursos: La Alta Gerencia realiza la planificación de recursos anualmente, considerando los objetivos del SGI y la carga de trabajo estimada. 1. Asignación de Recursos Financieros: Se establece el presupuesto para cada departamento y proyecto del SGI, asegurando la disponibilidad de fondos para el funcionamiento adecuado de cada área. 2. Gestión de Recursos Humanos: Se identifican las competencias necesarias y se realiza la contratación y capacitación del personal. Esto incluye formación en calidad, medio ambiente y seguridad. 3. Gestión de Infraestructura y Tecnología: Se evalúan y mantienen las instalaciones y equipos necesarios, además de implementar mejoras tecnológicas que optimicen el SGI. 4. Revisión y Monitoreo de Recursos: Se realizan auditorías internas y revisiones periódicas para asegurar que los recursos se estén utilizando de manera efectiva y que las necesidades sean cubiertas adecuadamente.	Plan de Recursos: Documento que detalla la asignación y provisión de recursos para el SGI. Reportes de Evaluación de Recursos: Informes periódicos sobre el estado de los recursos y su efectividad en el cumplimiento de los objetivos del SGI. Programas de Capacitación y Desarrollo: Listado de capacitaciones realizadas y planificadas para el personal. Registros de auditorías internas sobre gestión de recursos. Informes de ajustes presupuestarios y reasignaciones.

ENTRADAS

PROCEDIMIENTOS (ACTIVIDADES)

SALIDAS

Requisitos del SGI en cuanto a recursos para calidad, medio ambiente y salud ocupacional.
Información de los objetivos estratégicos y operativos de la organización.
Presupuesto anual y asignaciones financieras.
Requerimientos de personal y competencias específicas.
Evaluaciones de infraestructura y tecnología necesarias.

Planificación de Recursos: La Alta Gerencia realiza la planificación de recursos anualmente, considerando los objetivos del SGI y la carga de trabajo estimada.

1. Asignación de Recursos Financieros: Se establece el presupuesto para cada departamento y proyecto del SGI, asegurando la disponibilidad de fondos para el funcionamiento adecuado de cada área.

2. Gestión de Recursos Humanos: Se identifican las competencias necesarias y se realiza la contratación y capacitación del personal. Esto incluye formación en calidad, medio ambiente y seguridad.

3. Gestión de Infraestructura y Tecnología: Se evalúan y mantienen las instalaciones y equipos necesarios, además de implementar mejoras tecnológicas que optimicen el SGI.

4. Revisión y Monitoreo de Recursos: Se realizan auditorías internas y revisiones periódicas para asegurar que los recursos se estén utilizando de manera efectiva y que las necesidades sean cubiertas adecuadamente.

Plan de Recursos: Documento que detalla la asignación y provisión de recursos para el SGI.
Reportes de Evaluación de Recursos: Informes periódicos sobre el estado de los recursos y su efectividad en el cumplimiento de los objetivos del SGI.
Programas de Capacitación y Desarrollo: Listado de capacitaciones realizadas y planificadas para el personal.
Registros de auditorías internas sobre gestión de recursos.
Informes de ajustes presupuestarios y reasignaciones.

4. Recursos del Proceso

4.1 Recursos Necesarios

Para ejecutar el proceso de Gestión de Recursos, se requieren:

Recursos financieros: Presupuesto asignado para el SGI y sus proyectos.
Recursos humanos: Personal competente en áreas de calidad, medio ambiente y seguridad ocupacional.
Recursos tecnológicos: Herramientas de software para gestión de recursos y auditorías.
Recursos materiales: Infraestructura adecuada y equipo especializado según los requerimientos operativos.

4.2 Responsables

Alta Gerencia

Responsable de la planificación, aprobación y asignación de los recursos necesarios para el SGI.

Gerente de Finanzas

Asegura la asignación y control de los recursos financieros según el presupuesto aprobado.

Departamento de Recursos Humanos

Encargado de identificar, contratar y capacitar al personal en función de las necesidades del SGI.

Responsable de Infraestructura y Tecnología

Gestiona la adquisición, mantenimiento y actualización de las instalaciones y equipos tecnológicos necesarios para el SGI.

Responsable del SGI

Monitorea y evalúa la asignación y el uso de recursos para asegurar que se alineen con los objetivos del sistema y toma acciones correctivas cuando sea necesario.

5. Seguimiento e Indicadores

5.1 Metodología de Seguimiento

El seguimiento del proceso de Gestión de Recursos se realiza mediante:

Indicador de Cumplimiento de Recursos Planificados (ICRP): Mide el porcentaje de recursos planificados que han sido asignados y están en uso efectivo.
Indicador de Satisfacción del Personal con los Recursos Disponibles: Evalúa el nivel de satisfacción del personal con los recursos asignados para realizar sus actividades.
Auditorías Internas: Revisiones periódicas para evaluar si los recursos cumplen con los estándares del SGI.

5.2 Indicadores

Índice de Disponibilidad de Recursos (IDR)

Mide el desempeño del Proceso PSC-002

IDR = (Cantidad de recursos disponibles y en uso / Total de Recursos planificados) × 100

Valores de Referencia:

Nivel	Rango	Interpretación
Aceptable	≥ 95%	Asegura que los procesos operen de manera continua y sin interrupciones.
Marginal	85% - 94%	Indica deficiencias en la disponibilidad que requieren atención.
No Aceptable	< 85%	Situación crítica que requiere revisión inmediata en la asignación y administración de recursos.

Fuente de Datos:

Reportes de asignación y uso de recursos, generados periódicamente por cada departamento responsable.
Auditorías internas que confirman la disponibilidad de recursos y la efectividad de su uso.

Frecuencia de Evaluación: Semestral, para un monitoreo constante de la disponibilidad de recursos y la posibilidad de realizar ajustes inmediatos en caso necesario.

Plan de Acción para Mejoras (si IDR < 85%):

Revisión del Plan de Recursos: Evaluar las causas de la falta de disponibilidad y ajustar las proyecciones de recursos.
Reevaluación de Prioridades: Redistribuir recursos desde áreas con menor impacto en el SGI a aquellas con mayor demanda.
Ajustes Presupuestarios: Revisar y reasignar fondos para satisfacer las necesidades críticas de recursos.

6. Análisis y Evaluación de Riesgos del Proceso

Riesgo de Escasez de Recursos

Evaluar la posibilidad de que los recursos financieros, humanos o materiales sean insuficientes para cumplir los objetivos del SGI.

Medida de Control: Monitoreo constante del presupuesto y los inventarios de recursos, con planes de contingencia para cubrir necesidades adicionales.

Oportunidades de Optimización de Recursos

Identificar áreas en las que el uso de recursos puede mejorarse para reducir costos o aumentar la eficiencia.

Medida de Control: Implementar tecnologías que mejoren la gestión de recursos y programas de capacitación que incrementen la productividad.

7. Análisis y Evaluación de Oportunidades del Proceso

1. Optimización de Recursos Financieros mediante Planificación Presupuestaria Avanzada

Implementar herramientas de planificación financiera que optimicen el uso del presupuesto en función de los objetivos estratégicos del SGI.

Impacto Esperado: Reducción de costos innecesarios y mejor asignación de fondos a áreas críticas del SGI.

2. Automatización de la Gestión de Recursos Humanos y Logísticos

Utilizar software de gestión para automatizar la asignación de recursos humanos y logísticos, permitiendo una mayor agilidad en la planificación y ejecución de actividades.

Impacto Esperado: Mayor eficiencia en la administración de personal y recursos, y reducción de tiempos de espera en las operaciones.

3. Fomento de la Capacitación Continua del Personal

Invertir en programas de capacitación continua que mejoren las competencias del personal en áreas de calidad, medio ambiente y seguridad ocupacional.

Impacto Esperado: Aumento en la productividad y en la calidad de las actividades operativas, así como una reducción de errores y riesgos.

8. Documentación de Referencia

PRO-004 Auditoria Interna y programa de auditoría
PRO-007 Gestión del Riesgo (integral tres normas)
PRO-011 Gestión de Recursos Humanos

Versión	Fecha	Asiento	Aprueba
001	01.02.2024	Original	CEO
002	01.12.2024	Actualización del proceso	CEO