Establecer los lineamientos para la compra de bienes y servicios, así como la subcontratación de servicios a terceros, garantizando que los productos y servicios adquiridos cumplan con los requisitos de calidad establecidos y contribuyan a la satisfacción del cliente.
Este procedimiento aplica a todas las compras de bienes y servicios, así como a la subcontratación de actividades críticas en la prestación de los servicios de la organización.
| Área/Persona | Responsabilidades |
|---|---|
| Departamento de Compras | Responsable de la selección de proveedores y la gestión del proceso de compra. |
| Departamento de Calidad | Responsable de asegurar que los proveedores cumplen con los requisitos de calidad. |
| Departamento de Operaciones | Responsable de la coordinación de las actividades subcontratadas y la supervisión de los servicios. |
| Gerente General | Aprobación de proveedores y contratos de subcontratación. |
- Departamento de Compras: Responsable de la selección de proveedores y la gestión del proceso de compra.
- Departamento de Calidad: Responsable de asegurar que los proveedores cumplen con los requisitos de calidad.
- Departamento de Operaciones: Responsable de la coordinación de las actividades subcontratadas y la supervisión de los servicios.
- Gerente General: Aprobación de proveedores y contratos de subcontratación.
La organización implementa y ejecuta sistemáticamente el siguiente procedimiento para garantizar la adquisición de bienes y servicios de calidad que cumplan con los requisitos establecidos.
El Departamento de Compras recibe solicitudes de materiales, productos o servicios de las diferentes áreas de la organización mediante una Orden de Compra Interna (OCI), la cual detalla la especificación del bien o servicio requerido.
- El Departamento de Compras busca al menos tres proveedores alternativos.
- Los proveedores son evaluados con base en criterios como:
- Calidad del producto/servicio.
- Cumplimiento de normas ISO o estándares específicos.
- Precio competitivo.
- Tiempos de entrega.
- Condiciones de pago.
- Los proveedores son aprobados por el Departamento de Calidad y se les asigna una calificación que es revisada anualmente.
- La evaluación de proveedores incluye, si es aplicable, auditorías a las instalaciones de los proveedores para asegurar el cumplimiento de los requisitos de calidad.
- En caso de que se necesite subcontratar un servicio, el Departamento de Operaciones identifica el servicio crítico y las especificaciones necesarias.
- Se seleccionan subcontratistas calificados y evaluados previamente por su capacidad técnica, cumplimiento de normas aplicables (por ejemplo, ISO 9001, ISO 14001, etc.), y experiencia.
- Se formaliza un contrato con el subcontratista que incluye los términos y condiciones, el alcance del trabajo, los requisitos de calidad y los indicadores de desempeño.
- El Departamento de Operaciones hace un seguimiento del servicio prestado por el subcontratista para verificar que cumple con las especificaciones.
- Una vez seleccionado el proveedor o subcontratista, el Departamento de Compras genera una Orden de Compra (OC) u Orden de Servicio (OS), que incluye:
- Descripción clara del producto o servicio.
- Cantidad.
- Especificaciones técnicas o normativas.
- Precio acordado.
- Plazo de entrega.
- La OC u OS es enviada al proveedor o subcontratista, y una copia se mantiene en los archivos del Departamento de Compras.
El Departamento de Calidad revisa los productos o servicios recibidos para asegurarse de que cumplen con los requisitos especificados.
En caso de que el producto o servicio no cumpla con los requisitos, se gestiona una No Conformidad (NC) (FORM 007 – No Conformidad) que es comunicada al proveedor o subcontratista para que implemente acciones correctivas.
Si el producto o servicio cumple con los requisitos, se registra la aceptación y se procede con el pago.
Todos los documentos relacionados con el proceso de compras y subcontratación (OC, contratos, evaluaciones de proveedores, auditorías, inspecciones, etc.) son archivados y están disponibles para auditorías internas y externas.
- Tolerable (Aceptable): ≥ 90%
- Marginal: 80% - 89%
- No Aceptable: < 80%
Justificación: Un cumplimiento de al menos el 90% de las entregas a tiempo se considera aceptable en la mayoría de las industrias, ya que garantiza la continuidad de las operaciones sin interrupciones significativas.
- Tolerable (Aceptable): ≤ 5%
- Marginal: 6% - 10%
- No Aceptable: > 10%
Justificación: Un porcentaje bajo de no conformidades (menor o igual al 5%) indica un buen control de calidad tanto en los productos adquiridos como en los servicios subcontratados. Un índice mayor al 10% podría significar una necesidad de revisar los proveedores o el proceso de adquisición.
- Tolerable (Aceptable): ≥ 85%
- Marginal: 70% - 84%
- No Aceptable: < 70%
Justificación: Un nivel de satisfacción superior al 85% indica que los productos y servicios adquiridos cumplen o superan las expectativas de los clientes internos y externos. Una satisfacción por debajo del 70% implica la necesidad de acciones correctivas inmediatas para mejorar la calidad de los productos o servicios subcontratados.
La organización dispone de los siguientes formatos estandarizados para apoyar la implementación de este procedimiento:
- Anexo 1: Formato de Evaluación de Proveedores
- Anexo 2: Formato de No Conformidad
- Anexo 3: Formato de Orden de Compra (OC)
| Proveedor: | |
| Producto/Servicio: | |
| Fecha de Evaluación: | |
| Evaluador: |
| Criterio | Puntuación (1-5) | Comentarios |
|---|---|---|
| 1. Calidad del producto/servicio | ||
| 2. Cumplimiento de plazos de entrega | ||
| 3. Precio competitivo | ||
| 4. Condiciones de pago | ||
| 5. Cumplimiento de requisitos normativos (ISO, etc.) | ||
| 6. Atención al cliente y soporte postventa |
(30 se da de multiplicar 6 criterios * la puntuación máxima posible)
| Nivel de Aprobación | Interpretación |
|---|---|
| 90 - 100% | Excelente |
| 80 - 89% | Aceptable |
| 70 - 79% | Necesita Mejoras |
| < 70% | No Aceptable |
Aprobación del proveedor: [Si/No]
Acciones Correctivas (si aplica): [Descripción de acciones correctivas a implementar]
Firma del Evaluador: _________________________
| Número de No Conformidad (NC): | [NC-0001] |
| Fecha de Detección: | [Fecha] |
| Detectada por: | [Nombre del responsable] |
| Proveedor/Subcontratista: | [Nombre del proveedor/subcontratista] |
| Producto/Servicio: | [Descripción del producto/servicio] |
| Referencia de la Orden de Compra/Servicio: | [OC/OS Número] |
Detalle de la No Conformidad: [Descripción clara y precisa de la no conformidad detectada.]
Criterio o Especificación Afectada: [Norma o especificación que no se ha cumplido.]
Gravedad de la No Conformidad: | [ ] Mayor | [ ] Menor
Impacto Potencial: [Descripción del impacto]
Acción Correctiva Necesaria: [Descripción de la acción correctiva]
| Responsable de la Acción Correctiva: | [Nombre] |
| Fecha de Implementación: | [Fecha] |
| Descripción de la Acción Correctiva Implementada: [Descripción detallada de las acciones tomadas para corregir la no conformidad.] |
|
Fecha de Verificación: [Fecha]
Resultado de la Verificación:
[Descripción del resultado de la verificación de la eficacia de la acción correctiva.]
| Evaluador: | [Nombre del evaluador] |
| Firma del Evaluador: | _________________________ |
Fecha de Cierre: [Fecha de cierre de la NC]
Responsable de Cierre: [Nombre del responsable del cierre]
| Número de Orden de Compra (OC): | [OC-0001] |
| Fecha de Emisión: | [Fecha] |
| Proveedor/Subcontratista: | [Nombre del proveedor/subcontratista] |
| Dirección del Proveedor: | [Dirección] |
| Teléfono de Contacto: | [Teléfono] |
| Correo Electrónico: | [Correo del proveedor] |
| Responsable de la Compra: | [Nombre del responsable de la compra] |
| Ítem | Descripción | Cantidad | Unidad de Medida | Precio Unitario | Precio Total |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Descripción detallada del producto/servicio] | [Cantidad] | [Unidad] | [Precio unitario] | [Precio total] |
| 2 | [Descripción detallada del producto/servicio] | [Cantidad] | [Unidad] | [Precio unitario] | [Precio total] |
| Total General: | [Total final en la moneda correspondiente] | ||||
- Plazo de Entrega: [Número de días o fecha límite]
- Lugar de Entrega: [Dirección donde se entregarán los productos o servicios]
- Condiciones de Pago: [Especificar el método y términos de pago: crédito, transferencia, etc.]
- Garantía: [Duración y condiciones de la garantía, si aplica]
- Requisitos Normativos: [Cualquier norma o especificación que el producto/servicio debe cumplir, por ejemplo, ISO 9001.]
| Emitido por: | [Nombre del responsable que emite la orden] |
| Firma: | _________________________ |
| Aprobado por: | [Nombre del aprobador (si requiere doble firma)] |
| Firma: | _________________________ |
[Espacio para incluir cualquier observación o instrucción especial relacionada con la orden de compra.]
| Versión | Fecha | Asiento | Aprueba |
|---|---|---|---|
| 002 | 01.12.2024 | Original | CEO |