El objetivo de este procedimiento es establecer un proceso claro y controlado para la adquisición de bienes y servicios, así como para la subcontratación de actividades, asegurando que cumplan con los requisitos de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, conforme a las normas ISO aplicables.
Este procedimiento se aplica a todas las compras de bienes y servicios necesarios para las operaciones de la organización, incluyendo productos, materias primas, equipos, servicios de mantenimiento y subcontrataciones. Abarca todo el proceso, desde la identificación de necesidades hasta la evaluación de proveedores y el control de los bienes y servicios adquiridos.
Compras: El proceso de adquisición de bienes o servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
Subcontratación: El proceso mediante el cual una actividad o proceso es realizado por una empresa externa (subcontratista) en lugar de la organización.
Proveedor: Cualquier persona o entidad que suministre productos, materiales o servicios a la organización.
Evaluación del Proveedor: El proceso de analizar la capacidad de un proveedor para cumplir con los requisitos establecidos, incluyendo calidad, tiempo de entrega, costo y cumplimiento de normativas.
| Rol | Responsabilidades |
|---|---|
| Alta Dirección | Aprobar las políticas y estrategias relacionadas con el proceso de compras y subcontratación, y proporcionar los recursos necesarios para su implementación. |
| Responsable de Compras | Coordina todo el proceso de compras y subcontratación, asegurando que se seleccionen proveedores calificados y que los productos y servicios adquiridos cumplan con los requisitos. |
| Responsables de Procesos | Aseguran que las compras y subcontrataciones se realicen conforme a las necesidades de sus áreas y que se gestionen adecuadamente. |
| Personal de Compras | Realiza las compras, mantiene registros, evalúa proveedores y gestiona los contratos de subcontratación. |
La organización ha establecido y ejecuta con éxito un procedimiento estructurado para la gestión de compras y subcontrataciones, garantizando el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión Integrado.
El proceso de compras comienza con la identificación de necesidades de bienes y servicios dentro de la organización, incluyendo:
- Productos y materiales para la producción.
- Equipos y herramientas.
- Servicios relacionados (mantenimiento, transporte, etc.).
La solicitud debe incluir especificaciones claras de calidad, cantidad, plazos de entrega y requisitos específicos de seguridad y medio ambiente.
La selección de proveedores se basa en criterios claros, que incluyen:
- Capacidad para cumplir con los requisitos de calidad, precio, tiempo de entrega y condiciones contractuales.
- Cumplimiento de normativas legales, ambientales y de seguridad laboral.
- Evaluación de su desempeño histórico, incluida la experiencia y la confiabilidad.
Se realizan evaluaciones periódicas de los proveedores para asegurar que mantengan el nivel adecuado de desempeño. La evaluación puede incluir auditorías internas o externas, revisión de desempeño y retroalimentación de los usuarios.
Una vez identificado el proveedor y acordados los términos, el proceso de compra se formaliza con un pedido de compra que incluye:
- Descripción del producto o servicio.
- Cantidad.
- Precio acordado.
- Condiciones de entrega.
- Condiciones de pago.
- Requisitos de seguridad y medio ambiente aplicables.
Los pedidos son revisados y aprobados por las autoridades competentes según los procedimientos internos de control.
Cuando una actividad o proceso debe ser subcontratado, el responsable de la subcontratación:
- Define claramente los requisitos técnicos, de calidad y de seguridad para la actividad subcontratada.
- Asegura que el subcontratista esté capacitado y tenga la capacidad para cumplir con estos requisitos.
- Firma un contrato de subcontratación que especifique las condiciones de trabajo, seguridad y cumplimiento de las normativas aplicables.
- Establece un proceso de monitoreo y control para garantizar que el subcontratista cumpla con los estándares establecidos.
Los contratos con proveedores y subcontratistas se gestionan de acuerdo con los términos acordados, garantizando el cumplimiento de los requisitos de calidad, medio ambiente y seguridad laboral.
Se realizan seguimientos periódicos del cumplimiento de los contratos y se evalúa su desempeño a través de auditorías y verificaciones.
Todos los bienes y servicios adquiridos son inspeccionados al momento de la recepción para verificar que cumplen con los requisitos establecidos en el pedido de compra o contrato de subcontratación.
La recepción incluye:
- Inspección de calidad.
- Verificación de cantidades.
- Revisión de documentación (certificados, informes de seguridad, cumplimiento ambiental, etc.).
Los bienes o servicios que no cumplan con los requisitos son rechazados, y se toman medidas correctivas con el proveedor o subcontratista.
Los bienes adquiridos se almacenan de acuerdo con los procedimientos establecidos para garantizar su conservación y disponibilidad.
Se llevan a cabo auditorías de inventarios periódicas para verificar que los productos adquiridos estén en buen estado y disponibles para su uso.
El responsable de compras realiza una evaluación periódica del proceso para asegurarse de que los procedimientos están siendo seguidos correctamente y que se están alcanzando los objetivos de calidad, eficiencia y costo.
Los resultados de la evaluación son utilizados para mejorar continuamente el proceso de compras y subcontratación.
- Pedido de compra
- Contrato de subcontratación
- Evaluación de proveedores
- Registro de Recepción de Bienes y Servicios
- Informe de Auditoría de Proveedores
- Normas ISO de gestión de calidad - Requisitos para la adquisición de bienes y servicios.
- Normas ISO de gestión ambiental - Requisitos ambientales aplicables a compras y subcontratación.
- Normas ISO de seguridad y salud en el trabajo - Requisitos para la gestión de proveedores y subcontratistas.
| Versión | Fecha | Asiento | Aprueba |
|---|---|---|---|
| 000 | 01.12.2024 | Original | CEO |