El objetivo de este procedimiento es establecer un proceso claro y sistemático para identificar, analizar, corregir y prevenir las no conformidades dentro del Sistema de Gestión Integrado (SGI), conforme a los requisitos establecidos en las normas ISO (gestión de calidad, ambiental y seguridad y salud en el trabajo). Este procedimiento asegura que las acciones correctivas se tomen de manera efectiva para eliminar las causas raíz de las no conformidades y evitar su recurrencia, promoviendo la mejora continua del SGI.
Este procedimiento es aplicable a todas las no conformidades identificadas dentro de la organización, tanto internas como externas, relacionadas con el Sistema de Gestión Integrado.
Áreas cubiertas: Productos, procesos, actividades, sistemas y aspectos relacionados con la calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo dentro del Sistema de Gestión Integrado. Las acciones correctivas se implementan para corregir cualquier desviación, defectos o incumplimientos detectados en el SGI.
- Auditorías internas del Sistema de Gestión Integrado
- Auditorías externas y de certificación
- Reclamos y quejas de clientes
- Análisis de productos no conformes
- Monitoreo y medición de procesos
- Revisiones por la dirección del SGI
- Evaluaciones de riesgos y oportunidades
| Rol | Responsabilidad |
|---|---|
| Responsable de Calidad | Coordina y supervisa la implementación de las acciones correctivas en toda la organización dentro del Sistema de Gestión Integrado. Asegura que las acciones correctivas se tomen dentro de los plazos establecidos, sean efectivas y se documenten adecuadamente. |
| Responsables de Área | Identifican las no conformidades en sus respectivas áreas del SGI, colaboran en la implementación de las acciones correctivas y aseguran que se apliquen de manera efectiva, reportando el progreso al Responsable de Calidad. |
| Auditores Internos | Realizan la evaluación de la efectividad de las acciones correctivas durante las auditorías internas del SGI y revisan los resultados obtenidos, emitiendo hallazgos cuando sea necesario. |
| Personal Operativo | Ejecuta las acciones correctivas que les sean asignadas según lo indicado por los responsables de área, participa en el análisis de causas raíz y aplica los cambios en sus procesos diarios. |
| Alta Dirección | Proporciona los recursos necesarios para la implementación de acciones correctivas, revisa los informes de efectividad y asegura el compromiso organizacional con la mejora continua del Sistema de Gestión Integrado. |
La organización implementa el siguiente proceso sistemático para la gestión de acciones correctivas dentro del Sistema de Gestión Integrado:
Las no conformidades se identifican a través de diversas fuentes dentro del Sistema de Gestión Integrado y se registran inmediatamente en el sistema de gestión.
Antes de tomar cualquier acción correctiva, se realiza un análisis exhaustivo para identificar la causa raíz de la no conformidad dentro del Sistema de Gestión Integrado.
- Los 5 Porqués: Método iterativo de preguntas para profundizar en las causas
- Diagrama de Ishikawa (Espina de Pescado): Análisis visual de causas por categorías (Método, Mano de obra, Material, Maquinaria, Medio ambiente, Medición)
- Análisis de Pareto: Identificación de las causas más significativas
- Análisis FODA: Evaluación de factores internos y externos
- Diagrama de Flujo de Proceso: Identificación de puntos críticos en los procesos del SGI
El análisis debe ser exhaustivo y no limitarse a acciones superficiales que solo resuelvan los síntomas de la no conformidad. Se debe identificar y abordar la causa raíz real dentro del Sistema de Gestión Integrado.
Una vez identificada la causa raíz, se definen las acciones correctivas que aborden esa causa de manera efectiva dentro del Sistema de Gestión Integrado.
- Cambios en procesos operativos: Modificación de flujos de trabajo o secuencias
- Modificación de procedimientos: Actualización de instrucciones de trabajo o procedimientos del SGI
- Capacitación del personal: Programas de formación específicos para abordar deficiencias identificadas
- Mejora en controles de calidad: Implementación de puntos de control adicionales o más estrictos
- Actualización de equipos: Reparación, calibración o reemplazo de equipos
- Cambios en diseño: Modificación de especificaciones o diseños de productos
Principio de Proporcionalidad: Las acciones correctivas deben ser proporcionales a la gravedad de la no conformidad y al riesgo asociado dentro del Sistema de Gestión Integrado.
Las acciones correctivas se implementan de manera eficiente y dentro de los plazos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado.
El personal involucrado se capacita o informa sobre las nuevas medidas o procedimientos que deben seguir dentro del Sistema de Gestión Integrado.
Una vez implementadas las acciones correctivas, se verifica que hayan sido efectivas en la eliminación de la causa raíz y en la prevención de la recurrencia de la no conformidad dentro del Sistema de Gestión Integrado.
- Auditorías de seguimiento específicas
- Monitoreo de indicadores de proceso relevantes
- Análisis estadístico de datos posteriores a la implementación
- Encuestas o entrevistas al personal afectado
- Revisión de registros y evidencias documentales
- Evaluación de satisfacción del cliente (cuando aplica)
Si las acciones correctivas son exitosas, la no conformidad se considera cerrada dentro del Sistema de Gestión Integrado.
- El registro de la no conformidad se actualiza para reflejar las acciones correctivas tomadas y su efectividad
- Se documentan las evidencias de la efectividad de las acciones
- El Responsable de Calidad revisa y aprueba el cierre de la no conformidad
- Se notifica a todas las partes interesadas relevantes
- La información se incluye en el informe de Revisión por la Dirección del SGI
Todos los registros relacionados con las no conformidades y las acciones correctivas se mantienen de acuerdo con el procedimiento de control de registros del Sistema de Gestión Integrado.
Documentación requerida: Formulario de no conformidad, análisis de causa raíz, plan de acciones correctivas, evidencias de implementación, resultados de verificación de efectividad, y acta de cierre de la no conformidad.
La documentación es accesible para su revisión durante auditorías internas, revisión de gestión o investigaciones posteriores del Sistema de Gestión Integrado.
Después de la implementación de las acciones correctivas, se realiza un seguimiento continuo para asegurar que no se repitan las no conformidades dentro del Sistema de Gestión Integrado.
- Evaluaciones periódicas de los procesos afectados
- Auditorías de seguimiento programadas
- Revisión de indicadores de desempeño relevantes
- Análisis de tendencias de no conformidades
- Encuestas de satisfacción interna y externa
El Responsable de Calidad revisa periódicamente las tendencias de las no conformidades y las acciones correctivas implementadas para identificar áreas de mejora y oportunidades para optimizar los procesos del Sistema de Gestión Integrado.
- Análisis mensual de no conformidades por área y tipo
- Evaluación trimestral de la efectividad de acciones correctivas
- Revisión anual de tendencias para la planificación de mejora continua
- Comparación con benchmarks del sector cuando estén disponibles
- Identificación de patrones recurrentes para acciones preventivas
- Formulario de No Conformidad (FNC-001)
- Registro de Acciones Correctivas (RAC-001)
- Informe de Auditoría Interna del SGI
- Procedimiento de Control de Registros (PRO-002)
- Procedimiento de Auditorías Internas (PRO-004)
- Procedimiento de Control de Producto No Conforme (PRO-003)
- Manual del Sistema de Gestión Integrado
- Normas ISO de sistemas de gestión (calidad, ambiental, seguridad y salud) – Requisitos para las acciones correctivas y mejora continua.
- Requisitos legales y reglamentarios aplicables a los sistemas de gestión.
- Directrices para la mejora continua y la gestión de la calidad.
| Versión | Fecha | Asiento | Aprueba |
|---|---|---|---|
| 000 | 01.12.2024 | Original | CEO |