Este formulario tiene como objetivo registrar y controlar el inventario de documentos inactivos del Sistema de Gestión Integrado (SGI). Permite gestionar el almacenamiento, seguimiento y disposición final de documentos que han cumplido su ciclo de vida activo pero deben ser conservados según los plazos establecidos.
Inventario de Documentos Inactivos - Formulario de Control
| INVENTARIO DE DOCUMENTOS INACTIVOS | ||||||||||||
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CÓDIGO: FORM-027 REVISIÓN: 0 FECHA: 01.12.2024 |
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PROCESO:
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| INFORMACIÓN PARA EL ALMACENAMIENTO | VENCIDO EL PLAZO DE ALMACENAMIENTO | |||||||||||
| CAJA # | DESCRIPCIÓN | CORRELATIVO | FECHA DE INGRESO | FECHA DE EXPIRACIÓN | ENTREGADO POR (Persona que entrega a SGI) |
RECIBIDO POR (SGC) |
ENTREGADO POR (SGC) |
RECIBIDO Y VERIFICADO (Persona responsable del proceso) |
DISPOSICIÓN (De los documentos) |
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| DESDE | HASTA | |||||||||||
Instrucciones para completar el formulario:
- CAJA #: Número de identificación de la caja de almacenamiento.
- DESCRIPCIÓN: Descripción detallada del contenido de la caja/documentos.
- CORRELATIVO (DESDE/HASTA): Rango numérico de los documentos contenidos en la caja.
- FECHA DE INGRESO: Fecha en que los documentos ingresan al almacén de inactivos.
- FECHA DE EXPIRACIÓN: Fecha en que vence el plazo de almacenamiento según normativa.
- ENTREGADO POR (Persona que entrega a SGI): Persona que entrega los documentos al sistema.
- RECIBIDO POR (SGC): Persona del Sistema de Gestión de Calidad que recibe los documentos.
- ENTREGADO POR (SGC): Persona del SGC que entrega documentos cuando son requeridos.
- RECIBIDO Y VERIFICADO: Persona responsable del proceso que recibe y verifica documentos.
- DISPOSICIÓN: Decisión sobre el destino final de los documentos (ver opciones abajo).
Autorizaciones y Firmas
RESPONSABLE DE ARCHIVO SGC
Nombre y Firma
SUPERVISOR DE PROCESOS
Nombre y Firma
GERENTE DE CALIDAD
Nombre y Firma
Historial de Versiones
| Versión | Fecha | Asiento | Aprueba |
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| 000 | 01.12.2024 | Original | CEO |